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よくある質問【１．電子公告制度】 【２．電子公告の導入】 【３．調査の申し込み】 【４．公告開始後の中断、キャンセル】 【５．公告終了後】 |
【１．電子公告制度】Q1-1.電子公告の調査とはなんですか？Ａ．会社法第941条には法定公告（会社法第440条の決算公告を除く）を電子公告で行う際には、調査機関に調査を求めなければならない旨が定められています。つまり、単にホームページに掲載しただけでは電子公告をしたことにはなりません。ときおり調査の申込みをせずに（調査の必要性をご存じなく）、公告を一定期間自社ホームページに掲載してから「証明書が欲しい」というお電話を突然いただくことがありますが、もちろん証明書は発行できません。その場合は改めて調査の申し込みをされてから、再度公告調査をやり直す必要があります。 |
Q1-2.電子公告の調査とは具体的にどのような調査をするのですか？Ａ．調査項目は次のとおりです。1.登記アドレス（登記簿に記載されているURL）から公告アドレス（公告文面のURL）まで画面の指示に従って、またパスワード等を入力しなくても無料で誰もが閲覧できるか 2.電子公告掲載期間中、公告文面を閲覧できる状態が継続しているか、また公告文面が改ざんされていないか 調査は自動システムにより終日公告アドレスを巡回しています。 なお法令により、巡回調査は取得に１回失敗しても３つの異なるプロバイダを切り替えながらシステムによる自動調査と人間による手動調査で計６回アクセスして確認するようになっています。そのすべてで取得エラーとなれば公告の中断と判断されます。 そのため、公告を公開しているサーバにアクセスが集中してアクセスしづらいような状況でも、取得エラーとはなりにくくなっています。 |
Q1-3.電子公告調査機関とはどのような機関ですか？Ａ．法人が定款等で公告をする方法を「電子公告」としている会社は、法定公告（決算公告を除く）を行う場合、その電子公告が適法に行われているかを第三者である電子公告調査機関の調査を受けなければなりません（会社法第941条）。電子公告調査機関は法務大臣の許認可を受けています。 |
Q1-4.電子公告は、官報公告または新聞公告と比較してどのようなメリットがありますか？Ａ．電子公告は公告の行数やページ数に関係なく料金が一律ですので、行数で料金が変わる官報や新聞に比べ、費用の計算がシンプルです。また、新聞の全国紙への掲載と比較すると、公告サイズにもよりますが、当社の場合でおよそ10分の１以下になります。また、電子公告は原稿の修正や差替が簡単で、調査開始前日まで変更が可能です。さらに行数に制限がありませんので、債権者や株主に対して詳細な公告文書を提供できます。 なお、決算公告は電子公告調査機関の調査を受ける必要がないので、費用がかかりません。また債権者保護手続きの際、公告方法が官報の場合は「官報＋個別催告」しか方法はありませんが、公告方法が電子公告の場合は「官報＋電子公告」が選べます。個別催告が省略できることにより経費・作業量ともメリットが大きくなります。 |
Q1-5.電子公告を採用すれば、官報での公告はすべて不要になるのですか？Ａ．すべてが不要になるわけではありません。法人が定款等で公告をする方法を「電子公告」としていても、法令で「～は官報で公告し、～」とある場合には必ず官報公告をしなければいけません。株式会社の行う法定公告には、定款で定めた方法による公告（株主通知、基準日設定、株券廃止、事業譲渡などの公告）と、必ず官報が必要な公告（合併公告、吸収分割公告、資本金の額の減少公告などの債権者保護手続き、解散公告）に分かれます。 |
Q1-6.電子公告調査結果通知書とはどんなものですか？Ａ．調査完了後に弊社から発行される書面です。問題なく公告が完了したのであれば、その書面は「公告をしたことを証する書面」として法務局への登記申請の添付書類として利用できます。法務局に提出する必要がない場合は、お手元で保管願います。参考ページ 電子公告調査結果通知書とは |
Q1-7.必要な公告の期間を教えてください。Ａ．公告の期間は会社法第940条に定められています。弊社では、会社法の規定ごとにわかりやすい一覧表にしたページがありますので参考にしてください。事前にお問い合わせをいただきますと具体的にご案内いたしますので、お早めにお問い合わせください。 参考ページ 主な法定公告と公告期間 |
Q1-8.決算公告も電子公告調査を受けなければならないのでしょうか？Ａ．決算公告も法定公告ですが、会社法第941条により電子公告調査機関による調査の対象から除外されています。ただし、決算公告は他の公告と違い、5年間の掲載が求められていますので注意が必要です。 |
Q1-9.現在、電子公告を実施している会社を知る方法はありますか？Ａ．法務省では各調査機関から報告のあった法定公告調査案件を 法務省電子公告システム に掲示しています。ただし、ここには法務省への報告が義務づけられている法定公告だけが掲載されているため、法定公告以外の公告や総会開示資料等は各会社のホームページで探す必要があります。 |
【２．電子公告の導入】Q2-1.電子公告を導入する手続きを教えてください。Ａ．弊社ホームページ電子公告を導入するには・・をご覧ください。 |
Q2-2.電子公告を導入する場合、定款にも登記アドレス(URL)も定める必要はありますか？Ａ．定款には公告方法として電子公告を行う旨だけ（及び予備的方法まで）定めれば足ります。定款に登記アドレス(URL)まで定めてしまうと、ホームページのリニューアル等でURLが新しくなるたびに定款変更が必要になってしまい、毎回総会決議が必要になってしまいます。 |
Q2-3.「登記アドレス」や「公告アドレス」とはなんですか？Ａ．登記アドレスは、登記簿（登記記録）の「公告をする方法」欄に記載されているURLです。"当社の電子公告にはこのURLからアクセスしてください"という意味になりますので、このURLから電子公告の文面(PDF)まで、分かりやすく辿れなければなりません。そのため、一般的には電子公告のページのURLとなりますが、ホームページのリニューアルの際に当該ページのURLが変わると変更登記が必要になりますので、それを避けるために会社のホームページのトップページなども使われているようです。ただし、トップページを登記アドレスとした場合、株主や債権者が迷わず電子公告の文面まで辿れる必要があります。 これに対し公告アドレスは、電子公告の文面(PDF)を実際に掲載しているURLで、一般的に末尾は ～.pdf となります。また、公告アドレスのURLでPDFファイルそのものを取得できなければいけません。 |
Q2-4.登記アドレスや公告アドレスは一般的にどのように定めているか教えてください。Ａ．登記アドレスは、電子公告のページの場合とトップページの場合があります。電子公告のページの場合 https://www.xxx.co.jp/ir/koukoku.html トップページの場合 https://www.xxx.co.jp/ 公告アドレスは、公告を同時に複数開示することもありますので、日付や公告内容で別名となるように決めるのが一般的です。 https://www.xxx.co.jp/koukoku/20260131gappei.pdf https://www.xxx.co.jp/koukoku/20260131kijyunbi.pdf また、法務省の要請によりフォルダやファイル名には全角・日本語は使用しないように、また長さは半角256文字以内でお願いします。 実際に掲載中の電子公告が 法務省電子公告システム で見ることができます。 |
Q2-5.登記アドレスを自社ホームページ以外に定めることはできますか？Ａ．登記アドレスは、必ずしも自社のホームページである必要はありません。親会社の中に子会社ごとの電子公告のページを用意しても大丈夫です。 https://www.oya.com/ko1/koukoku.html ←子会社１の登記アドレス https://www.oya.com/ko2/koukoku.html ←子会社２の登記アドレス また、子会社の公告情報を一覧にしたページを準備して、子会社１と子会社２で共通のURLをそれぞれ登記アドレスとして登記することも可能です。 https://www.oya.com/kogaisya/koukoku.html ←子会社１,２の登記アドレス
（子会社の公告情報を一覧にしたページ例） |
Q2-6.決算を電子公告（電磁的計算書類の開示を含む）でする際の注意点はなんですか？Ａ．決算公告は貸借対照表を要旨によることはできず、全文（注記つき）を掲載する必要があります。また、５年間継続して掲載し続けなければなりません。公告方法を変更した後に迎える決算から対象となりますので、導入した最初の年は当該１期分だけの掲載となります。そして次年度からは２期分、３期分、・・となり、掲載が５年経過したものから削除することができますので、通常は直近５期分が表示されるはずです。 なお、上場会社（有価証券報告書提出会社）については会社法第440条第4項により、決算公告を要しません。 参考ページ 電子公告のページ例 |
Q2-7.公告方法が官報で決算のみ電子公告だった会社が、公告方法全部を電子公告に変更した場合、登記していた決算用のアドレスはどうなりますか？Ａ．まず、公告方法を電子公告に変更登記すると登記簿の「公告をする方法」欄には新しい登記アドレスが登記されます。その際、それまで登記簿の「その他欄」に登記されていた決算公告のアドレス（正式には「貸借対照表にかかる情報の提供を受けるために必要な事項」）が新しい登記アドレスと同一であった場合、その決算公告のアドレスは職権で削除されます。一方、電子公告の登記アドレスと決算公告のアドレスが一致しない場合は、２つのアドレスが登記簿に記載されることになります。ただし、登記アドレスから決算公告もたどれるため決算公告のアドレスが登記されている必要が無い場合には、公告をする方法の変更登記と併せて貸借対照表にかかる情報の提供を受けるために必要な事項の抹消の登記を申請する必要があります。 詳しくは法務局にお問い合わせください。 |
【３．調査の申し込み】Q3-1.調査申込みは、公告方法の定款変更後でないとできないのですか？Ａ．現在官報や新聞を公告方法としている会社様が、これから「公告をする方法」を電子公告に変更登記をするのが前提ということであれば、お申込は可能です。ただし、調査開始時には登記アドレスの確認が必要ですので、速やかに変更登記の申請をしていただき、変更登記後の登記簿謄本もしくは登記申請の受付票をご提示ください。 |
Q3-2.調査申込みはいつまですればよいのですか？Ａ．調査開始日の４営業日前までです。電子公告規則により調査機関は受託した内容を調査開始日の２営業日前までに法務大臣に対して報告しなければならず、また委託者はさらにその２営業日前までに調査申込みをすることと規定されています。（２営業日前＋２営業日前＝４営業日前） なお、調査機関から法務大臣に対する報告には公告文面の提出は求められていませんので、公告ファイル(PDF)は事前テストの日（通常は調査開始日の１営業日前）までに提出していただければ大丈夫です。差し替えも同様です。 |
Q3-3.年末年始の調査はどうなりますか?Ａ．年末年始につきましては、いつからでも開始できます（例：1月1日の0時開始）。ただし、法務省の仕事納めが12/28（平日の場合）ですので、その日までにお申込内容が確定している必要があります。また、事前テストも同様に12/28に完了している必要がありますので、詳しくはお問い合わせください。 |
Q3-4.公告ファイルはいつまでにサーバに掲載すればよいですか？Ａ．調査開始は公告開始日の午前0時00分からですが、前営業日の15時くらいまでに本番環境に掲載していただいております。その段階で事前テスト（お申し出の公告アドレスでの掲載確認、お預かりしたファイルとの同一性確認）を行い、公告アドレスが異なっていたり、公告ファイルが不一致の場合には対応をお願いしています。 なお、公告内容の公開を直前まで避けたいときは、公告ファイル(PDF)を公告アドレスに掲載しておき、電子公告ページにリンクを作成しない、という方法もあります。 |
Q3-5.公告文面には名前などの外字や会社のロゴがあってもいいですか？Ａ．電子公告の文面をPDFファイルにした際、他のパソコンでも問題なく表示できるなら問題ありません。なお、申込書に記載された商号・本店住所に含まれる外字や拡張文字（JIS第一水準及び第二水準以外の文字）は、法務大臣への申請の関係で、弊社にてJIS第一水準及び第二水準の文字に置き換えて報告させていただきますのでご了承ください。 |
Q3-6.公告ファイル(PDF)にパスワードの設定をしてもいいですか？Ａ．PDFファイルには２種類のパスワードがあります。・文書閲覧パスワード ・管理者パスワード 公告ファイルは誰でも無償で、パスワードを入力しなくても見られるようになっている必要がありますので「文書閲覧パスワード」は設定できません。 「管理者パスワード」は設定可能ですが、印刷や編集等の制限はかけないでください。 調査終了後に弊社で作成する調査結果通知書は、末尾に公告ファイルを結合する必要があります。この際、管理者パスワードが原因で結合できない場合には管理者パスワードを教えていただく必要がございますので、ご注意ください。 |
Q3-7.公告ファイル(PDF)を暗号化してもいいですか？Ａ．PDFファイルには複数の暗号化がありますが、AES 256bitの暗号化をされてしまうと調査結果通知書が作成できません。調査結果通知書作成の際、暗号化を解除するために管理者パスワードを教えていただく必要がございますので、ご注意ください。 |
Q3-8.公告ファイル(PDF)は公告文に影響しない修正でも再提出が必要ですか？Ａ．再提出が必要です。公告調査では、調査期間中、掲載されている公告ファイルを定期的にダウンロードして、お預かりしている公告ファイルと一致しているかを確認し続けます。これは調査期間中に公告ファイルが改ざんされていないかを確認するためであり、公告本文に修正がなくてもPDFファイルを再作成などしてPDFファイルの中に埋め込まれている更新日等の情報が書き換わっただけでも「改ざんがあった＝不一致」と判定されてしまいます。 そのため、調査開始前に実施する事前テストにおいても、公告本文が同一文面でもPDFファイルの作成日時が違うことを理由に不一致となり、公告ファイルの再提出をしていただく必要があります。 |
Q3-9.公告ファイルを調査機関に提出するときは公告アドレスのファイル名に合わせる必要がありますか？Ａ．PDFファイル作成後のファイル名変更は問題ありません。次のように提出ファイルは日本語名で、アップロードする際に英数字の名称に名前変更しても、調査では「一致」となります。資本金の減少公告.docx をPDF形式で出力 ↓ 資本金の減少公告.pdf を弊社に提出 ↓ gensi260224.pdf に名称変更してアップロード ただし、ごく稀にアップロードするツールがPDFファイル内部の属性を変更する場合があるようです。この場合、ファイル名変更が原因ではないのですが事前テストにて「不一致」と判定されますので、PDFファイルの再提出をお願いすることになります。 また、一度弊社にPDFファイルを提出した後にファイル名変更目的で再度PDFファイルの作成(出力)をした場合も、公告文面に変更がなかったとしても不一致となります。PDFファイルに埋め込まれている作成日や更新日が異なるからです。 |
Q3-10.２つの会社が連名で１つの文書を公告する場合、調査は１件ですか？Ａ．調査結果通知書は調査対象法人ごとに作成しますので、法人の数だけ調査が必要になります。 |
Q3-11.根拠法は異なるのですが同一文面で公告をすれば、調査は１件ですか？Ａ．根拠法が異なると、その必要な公告期間も異なってきます。また調査結果通知書は、法人ごと、根拠条項ごとに作成しますので、調査対象の公告ファイルが１つであっても根拠法ごとに調査が必要となります。ただし、同一法人の場合、弊社では２件目以降の割引があります。 |
【４．公告開始後の中断、キャンセル】Q4-1.公告の中断とはなんですか？ また、よくあるのですか？Ａ．公告期間中に、調査対象の公告ファイルが取得できない（アクセスできない）場合や掲載された公告ファイルが改ざんされた場合を「中断」といいます。中断の多くは、サーバのメンテナンスや調査終了日を勘違いして公告ファイルを削除した事による、公告ファイルにアクセスできない場合です。調査終了日にご注意いただき、もしも公告ファイルを掲載しているｗｅｂサーバを自社で管理しているのであれば、調査期間中にメンテナンスが入らないようにサーバ管理者にご相談いただくだけで、中断の可能性はかなり低くなります。 なお、アクセスできない場合でも、1回の電子公告調査で最大6回の試行が義務づけられていますので、サーバの負荷が高くアクセスしづらいような状態で即中断とは判定されません。 |
Q4-2.追加公告とはなんですか？Ａ．電子公告の性質上、公告調査期間中に公告の中断が発生することは会社法第940条第3項で一定の条件下で許容されています。・中断が会社が善意でかつ重過失がないこと ・中断時間の合計が公告期間の10分の1を超えないこと(30日の調査では72時間) ・会社が中断を知った後、速やかに"追加公告"すること この追加公告とは、現在公開中(調査中)の公告ファイルに中断の事実・中断時間・中断理由を追記して公開し直す手続きのことです。 具体的には、弊社からの指摘もしくは会社様の自己申告による中断発生後、まずは中断原因を取り除いていただき公告ファイルにアクセスできるように原状復帰していただきます。原状復帰を確認後、弊社から追加公告の手続きについてご案内しますので、それに従ってください。 |
Q4-3.追加公告した場合、別途料金が発生しますか？Ａ．公告が中断した場合の電話連絡、追加公告のご案内、公告ファイルの差替などそれらの費用はすべて、所定の調査料に含まれています。弊社では追加公告を含め、追加料金という仕組みがありませんので、ご安心ください。。 |
Q4-4.公告調査申込み後のキャンセルはどのような扱いになりますか？Ａ．営業日ベースで調査開始前日までのキャンセルは無料です。公告調査の開始後のキャンセルは正規の料金の支払いが必要になりますが、充実コースでのお申込では無料となります。 |
【５．公告終了後】Q5-1.調査期間が終了したら、何日で調査結果通知書が届きますか？Ａ．弊社では、調査終了の翌営業日に調査結果通知書を発行し、メール送信と紙面郵送をいたします。どちらも調査終了の翌営業日午前中に発送しますので、郵送は発送の翌日午後には届きます。（配送状況によっては翌々日）例．8日(月)の24時まで調査の場合、9日(火)午前中発送、10日(水)のお昼過ぎに到着 メールで送信するPDFの通知書には弊社代表者の電子署名も付与されていますので、紙の通知書と同等の証明能力があり、登記申請に使用できます。お急ぎの場合は、紙面の到着を待たずにPDFの通知書をご利用ください。 |
Q5-2.調査期間が満了しました。いつ公告ファイルを削除すべきでしょうか。Ａ．調査期間満了後、公告ファイルを削除せずに過去の公告として掲載し続ける会社様とすぐに削除される会社様（「現在公告事項はありません」という表示に切り替える）がいらっしゃいます。どちらでも大丈夫です。ただし、すぐに削除される会社様の中には、2/5 24:00 までの調査の場合に「2/5までの調査」という言葉が、お申込人から複数人を介した結果、web担当者には「2/5までの調査＝2/5 0:00には調査が終了＝2/5 の昼間には削除しても良い」と伝わってしまい、調査最終日の日中に削除されてしまうケースがよくあります。 この場合、面倒な追加公告などの手続きが必要になりますので、必ず弊社からの調査終了の案内メールを受信してから公告ファイル削除の指示を出されるか、web担当者には数日の余裕をもって（上記の例では 2/8 以降に）削除するように指示してください。 |
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